EUROPEAN PROFILES S.A

Σύστημα διαχείρισης δημόσιων συμβάσεων

Print PDF

Εφαρμογή υποστήριξης των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων inprocess1
Εφαρμογή ορόσημο για το επίπεδο οργάνωσης ενός φορέα

Η εφαρμογή αποτελεί ένα έξυπνο εργαλείο υποστήριξης των δημόσιων φορέων στην πραγματοποίηση όλων των απαιτούμενων βημάτων, από την προετοιμασία μέχρι την ολοκλήρωση μιας σύμβασης. Πρόκειται ουσιαστικά για ένα εργαλείο διαχείρισης των έργων που σχεδιάζει και υλοποιεί κάθε δημόσιος φορέας με βάση το ν4412/2016 (αλλά και με κάθε σχετικό νόμο)  για τις δημόσιες συμβάσεις.

Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί με τρόπο που γίνεται άμεσα κατανοητή και αξιοποιήσιμη από κάθε χρήστη ενώ απαιτεί ελάχιστο χρόνο σε καθημερινή εργασία για την αποτελεσματική λειτουργία της.

Χαρακτηρίζεται από την δυνατότητα που παρέχει σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας να έχουν άμεση εικόνα της πορείας είτε όλων των έργων συνολικά είτε μεμονωμένα κάθε έργου (σύμβασης) και μάλιστα και σε μορφή εκτυπώσιμης αναφοράς.

Υποστηρίζει όλα τα τμήματα ενός δημόσιου φορέα που συμμετέχουν στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων (από την αρχική πρόταση μέχρι την υλοποίηση  του αντικειμένου της σύμβασης).

Η εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, η υποστήριξη στην αποτελεσματική διαχείριση όλων των συμβάσεων/έργων ενός δημόσιου φορέα, η διασφάλιση σύννομης διεκπεραίωσης όλων των διαδικασιών σύναψης μιας δημόσιας σύμβασης με βάση το ν4412/2016 (αλλά και με κάθε σχετικό νόμο)και η διασφάλιση αποτελεσματικής συνεργασίας όλων των εμπλεκόμενων μέσω της αυτόματης ενημέρωσης αποτελούν τους άξονες που συνθέτουν την προστιθέμενη αξία της εφαρμογής  στον σχεδιασμό και υλοποίηση των έργων ενός δημόσιου φορέα.

Η χρήση της εφαρμογής λειτουργεί σε σχεδιαστικό, προγραμματικό, λειτουργικό, διαχειριστικό και αξιολογικό επίπεδο. Αναλυτικότερα:

1. Δημιουργεί αυτόματα Ηλεκτρονικό Φάκελο Δημόσιας Σύμβασης

2. Ομαδοποιεί όλες τις διαδικασίες σύναψης μιας σύμβασης σε 6 στάδια και για κάθε στάδιο παρέχει πρότυπα βήματα (τα πρότυπα βήματα εμφανίζονται στο χρήστη μόλις προσδιορίσει τον τύπο και τη διαδικασία σύναψης μιας σύμβασης).

3. Κάθε στάδιο επισημαίνεται με συγκεκριμένο χρώμα έτσι ώστε ο χρήστης έχει άμεση εικόνα της εξέλιξης κάθε σύμβασης

4. Όλα τα βήματα παρακολουθούνται μόνο με 3 ημερομηνίες: ημερομηνία έναρξης βήματος, προβλεπόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης βήματος, ημερομηνία ολοκλήρωσης βήματος.

5. Παρέχεται οδηγός των βημάτων στα οποία ο χρήστης μπορεί  να προσθέσει-αφαιρέσει βήματα και να τα ιεραρχήσει όπως αυτός επιθυμεί (μπορεί ο χρήστης να διαμορφώσει τα πρότυπα βήματα όπως επιθυμεί και ταυτόχρονα να δημιουργεί βήματα ειδικά για κάθε σύμβαση)

6. Τα βήματα είναι ταξινομημένα ανάλογα με τον τύπο σύμβασης (υπηρεσίες, προμήθειες, έργα, μελέτες) και το είδος της διαδικασίας (ανοικτή, κλειστή, συνοπτικός διαγωνισμός, απευθείας ανάθεση κ.λ.π.)

7. Ενημερώνονται άμεσα εξουσιοδοτημένοι χρήστες μέσω αποστολής mailγια την πορεία όλων των έργων ενός φορέα ή ενός μόνο έργου

8. Παρέχεται η δυνατότητα ομαδοποίησης των συμβάσεων με όποιο τρόπο επιθυμεί ο χρήστης. Η δημιουργία ομάδας πραγματοποιείται σε ελάχιστο χρόνο ενώ η ένταξη συμβάσεων στην ομάδα επιτυγχάνεται με ένα απλό κλίκ

9. Παρέχεται η δυνατότητα τροποποίησης των συμβάσεων

10. Παρέχεται η δυνατότητα αυτόματης ματαίωσης και επαναφοράς κάθε σύμβασης

11. Παρέχεται άμεσα εποπτική εικόνα για την πρόοδο όλων των έργων ενός φορέα ή ενός μόνο έργου τόσο όσον αφορά το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η διαδικασία όσο και όσον αφορά στο οικονομικό αντικείμενο που αφορά κάθε στάδιο. Ταυτόχρονα παρέχεται η δυνατότητα άμεσης εκτύπωσης (εκτυπώσιμη αναφορά) των ανωτέρω σε επεξεργάσιμη μορφή (word)

12. Παρέχεται άμεσα η εικόνα των πράσινων συμβάσεων

13. Παρέχεται άμεσα η εικόνα της προτεραιότητας κάθε σύμβασης έτσι ώστε διοίκηση και στελέχη να κατανέμουν ανάλογα τους διαθέσιμους πόρους (ανθρώπινους και φυσικούς)

14. Παρέχεται άμεσα η εικόνα των συμβάσεων ανά ομάδα.

15. Παρέχονται άμεσα (χωρίς καμία αναζήτηση) συνολικά στοιχεία ανά τύπο και διαδικασία για τους μέγιστους, ελάχιστους και μέσους χρόνους υλοποίησης των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων έτσι ώστε αφενός να υποστηρίζεται ο σχεδιασμός και ο προγραμματισμός των διαφόρων υπηρεσιών του φορέα και αφετέρου να παρακολουθείται η αποτελεσματικότητά του.

16. Παρέχεται άμεσα για κάθε σύμβαση ο χρόνος υλοποίησης ανά στάδιο (ανά τύπο και ανά διαδικασία) και η απόκλιση από τον αντίστοιχο μέσο του συνόλου των συμβάσεων.

17. Η αναζήτηση των αποθηκευμένων αρχείων  πραγματοποιείται  με βάση τα διάφορα στάδια της διαδικασίας σύναψης μιας σύμβασης.

18. Η εφαρμογή παρέχει υποδείγματα που κάθε  χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί και προέρχονται είτε από αυτά που εκδίδει ο ΕΑΔΗΣΣΥ ή άλλος φορέας, είτε από αυτά που δημιουργεί ο ίδιος ο φορέας, για την ολοκλήρωση των διαφόρων σταδίων, όπου αυτό απαιτείται (π.χ. υπόδειγμα προκήρυξης, διακήρυξης, σύμβασης, Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης - Διάθεση της πίστωσης, ΤΕYΔ/ΕΕΕΣ κ.λ.π).

19. Η εφαρμογή παρέχει βοηθήματα που κάθε  χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί και προέρχονται είτε από αυτά που εκδίδει ο ΕΑΔΗΣΣΥ ή άλλος φορέας, , είτε από αυτά που δημιουργεί ο ίδιος ο φορέας, για την ολοκλήρωση των διαφόρων σταδίων, όπου αυτό απαιτείται (π.χ. Κανονισμού Προεκτιμώμενων Αμοιβών μελετών και παροχής τεχνικών και λοιπών συναφών επιστημονικών υπηρεσιών κατά τη διαδικασία της παρ. 8 δ του άρθρου 53 του ν. 4412/2016 (Α΄ 147), κανόνες δημοσιότητας, κ.λ.π.).

20. Η διαμόρφωση, έγκριση και παρακολούθηση των απαιτούμενων επιτροπών πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά με υπεραπλουστευμένη διαδικασία.

21. Δημιουργούνται ηλεκτρονικά τα μητρώα προμηθευτών από τα οποία μπορεί να ανακαλούνται άμεσα προμηθευτές  προκειμένου να προσκληθούν για υποβολή προσφοράς η να προσέλθουν προς διαπραγμάτευση, κ.λπ.

22. Υπάρχουν έτοιμες κατηγορίες προμηθευτών ενώ είναι απλή διαδικασία η διαμόρφωση νέων κατηγοριών από το χρήστη.

23. Παρακολουθούνται τα παραδοτέα κάθε έργου και η σύνδεσή τους ή όχι με πληρωμή.

24. Παρακολουθούνται οι προϋπολογισμοί και οι πληρωμές  κάθε σύμβασης.

25. Η λήψη ενημερώσεων της εφαρμογής πραγματοποιείται αυτόματα .

26. Υπάρχει σε συνεχή λειτουργία  γραφείο άμεσης υποστήριξης χρηστών

Η προτεινόμενη εφαρμογή αποτελεί ένα έξυπνο και καινοτόμο πληροφοριακό σύστημα επειδή:

  • Πρόκειται για ένα παραμετρικό σύστημα που παραμετροποιείται από τους χρήστες -με μηδενική σχεδόν εργασία- και όχι από προγραμματιστές. Αυτό δημιουργεί εξοικονόμηση    πόρων.
  • Απαιτεί ελάχιστη καθημερινή εργασία .
  • Εξοικονομεί στους χρήστες  σημαντικό  χρόνο για την διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών.
  • Επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν αποτελεσματικά τις εργασίες τους αφού θα έχουν άμεση εικόνα -σε  κάθε στιγμή- των χρονοδιαγραμμάτων  που οι ίδιοι έχουν θέσει.
  • Ενημερώνει τους χρήστες και γενικά όλη την ιεραρχία ενός φορέα, έγκαιρα -μέσω της αυτόματης αποστολής ηλεκτρονικού μηνύματος- για την πρόοδο κάθε σταδίου και κάθε βήματος, παρέχοντάς τους τη δυνατότητα να προγραμματίσουν και όπου χρειαστεί να αναθεωρήσουν τα χρονοδιαγράμματά τους.
  • Αποτελεί ένα ισχυρό εργαλείο διοίκησης και διαχείρισης δεδομένου ότι παρέχει άμεση εικόνα της εξέλιξης συνολικά των συμβάσεων και ειδικά κάθε σύμβασης και μάλιστα με τρόπο που επιθυμεί η διοίκηση (μέσω της δυνατότητας πραγματοποίησης κάθε μορφής ομαδοποίησης).
  • Αποτελεί ένα ισχυρό εργαλείο βελτίωσης της παραγωγικότητας και αποδοτικότητας κάθε φορέα, επειδή μέσω του περιορίζει αφενός τους χρόνους υλοποίησης πλήθους διαδικασιών και αφετέρου διασφαλίζει τη νομιμότητα και τυπικότητά τους.
  • Λειτουργεί διαδικτυακά διασφαλίζοντας με αυτό τον τρόπο πολύ χαμηλό κόστος και ταυτόχρονα άμεση (εξουσιοδοτημένη πρόσβαση) από οπουδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή (desktop, tablet, laptop, κινητό)
  • Η εκμάθηση της απαιτεί ελάχιστο χρόνο.

 Τεχνικά χαρακτηριστικά

Βάση δεδομένων MySQL5.7
Server-side scripting language: PHP 5.3.29
Front end: HTML5, Bootstrap 3.3.0, jQuery 1.11.1